A lo largo de los años, hemos realizado varias migraciones de gestión documental a M365 SharePoint. Hemos sido contactado también por varios clientes que habían migrado a SharePoint y no le sacaban provecho. En este articulo vamos a resumir los 5 errores más comunes que nos encontramos cuando un cliente quiere migrar su gestión documental a SharePoint y vamos a detallar como evitarlos.
En Revertís adatamos SharePoint a cada cliente. No nos equivocamos, no se pretende hacer cambiar le método de trabajo a sus equipos sino más bien adaptar SharePoint a sus necesidades para trabajar de manera más efectiva.
En Revertís no tenemos un modelo de implantación de SharePoint que copiamos y pegamos a cada cliente. Cada cliente es distinto. Ciertos se organizan por departamentos, otros por clientes o proyectos. Hay que encontrar el modelo que mas se adapta a su negocio.
- Replicar la estructura de nuestro servidor de fichero en SharePoint
Que sus ficheros vengan de un servidor de fichero, de Dropbox o cualquier sistema, nos encontramos casi siempre con una estructura de carpetas verticales. Los usuarios que tienen una experiencia en ofimática (me incluyo yo en este grupo) nos hemos acostumbrado a tener nuestro arbole de carpetas bien organizado. En muchas ocasiones para llegar a nuestro fichero, tenemos que “abrir” cuatro o cinco carpetas.
SharePoint permite usar una estructura mas plana de la documentación. Además, podemos crear enlaces mas “débiles” entre grupos de documentos de tal manera que cuando hay cambios en nuestra estructura organizativa, nos es mucho fácil reorganizar la gestión documental.
Este concepto choca mucho a la mayoría de los usuarios. Los jóvenes están más acostumbrados a trabajar con estos conceptos. Es similar a la comparación de una colección de CD y Spotify. Los CD los tenemos en nuestra casa, bien organizado en estantería mientras los jóvenes buscan en la colección completa de música lo que les interesa y se hacen atajos para llegar a lo que les gusta.
- Migrar todos los ficheros al SharePoint sin depurar
Un error muy común que nos encontramos es que se migra la totalidad de los ficheros. Realizar una implantación de SharePoint es el momento ideal para proceder a una limpieza. Realmente, ¿Cuántas veces accedemos a un fichero que no hemos abierto desde hace más de 5 años? El criterio del tiempo no es el único. Ficheros de gente que se ha ido de la empresa desde hace varios años están en nuestros servidores ocupando espacio; fichas técnicas de productos obsoletos, etc. Nos encontramos que nadie quiere asumir la responsabilidad de “eliminar” estos datos. Hay que hacerlo. Si realmente es problemático, pasamos esto datos a un “trastero”. 
Eliminar duplicados también es una buena alternativa para no cargar nuestro SharePoint. Y como se lo pueden imaginar, controlar las fotos y los videos. Nos encontramos con 25 fotos casi iguales y videos de productos que ya se encuentran en plataformas de difusión masiva. SharePoint permite abrir una carpeta y guardar los enlaces de interés de los videos.
Al final es como cuando realizamos la mudanza de casa. Se aprovecha para tirar cosa que no usamos.
- Definir la estructura de Nuestro SharePoint antes de empezar a Migrar
De la misma manera que no empezamos a construir una casa sin planos, no empezamos la migración de nuestra gestión documental sin tener una estructura de Sitio de grupos en SharePoint.
Este trabajo es imprescindible pero no limita la capacidad de modificación en un futuro. No hay que pensar que una vez el SharePoint organizado, los cambios son difíciles. Al contrario. SharePoint permite adaptarse a los cambios en su empresa de forma rápida sin pérdida de información.
Es también un buen momento para definir nuestro estilo de SharePoint: colores corporativos, estructura de carpetas y bibliotecas de documentas.
Nos contactan a menudo clientes que han migrado todo su servidor de ficheros a un sitio de grupo. Algunas veces por motivos de seguridad: el servidor actual de ficheros estaba dando señales de avería. La mayoría de las veces es por desconocimiento de la herramienta.
- Gestión del cambio
Adaptase a SharePoint es un cambio para los usuarios. Hay que prever un plan de formación. No son muchas horas, pero es importante que el usuario final tenga la sensación de que domina la herramienta. Si el usuario controla y entiende los conceptos de Sitio de Grupos, biblioteca de documentos y como buscar, es un gran paso para llegar el éxito de la implantación. Facilitar el acceso a la información de forma rápida (sin abrir 5 carpetas) también ayuda a la aceptación del producto.
Dependiendo del tamaño de su empresa, no es necesarios migrar todos los departamentos a la vez. En estructuras pequeñas, se hace sin problema. En empresas mas grandes, es aconsejable ir por proyectos o departamentos e incorporar SharePoint de forma progresiva. Una vez migrado un equipo, son los otros departamentos que vendrán a pedir cuando se hace el cambio.
- Gestión de los permisos en SharePoint
SharePoint permite un control total sobre el acceso a los documentos. Lectura, edición, eliminación. Es fácil caer en la tentación de querer poner muchos controles. Es mas aconsejable de crear varios sitios de grupos o biblioteca de documentos antes de granular los permisos en una estructura de carpetas. Con el tiempo se puede luego agrupar.
Sobre todo, al principio, es mejor usar grupos de seguridad simples e ir poco a poco añadiendo las restricciones que nos parecen adecuadas.
El control de nuestra documentación de cara al exterior es importante también. Hay que gestionar lo que dejamos a nuestros usuarios compartir con el exterior.
Tengo siempre mucha critica cuando expongo que el departamento de RRHH se tiene que implicar en este apartado. Todos tenemos claro que cuando entra un nuevo empleado, Recursos Humanos tiene claro si se le facilita una línea de teléfono, donde va a tener su puesto de trabajo, si tiene coche. ¿y el acceso a los datos?
Sin pretender que se transformen en especialista de IT, RRHH debe saber explicar al equipo de IT, a que tipo de datos deben tener acceso los nuevos miembros. A mi entender las licencias de M365 deben ser tratadas igual que el material prestado. Al final este nuevo empleado va a tener acceso a nuestro saber hacer. ¿no es lo más importante de nuestra empresa?
Bonus
Una vez la gestión documental está migrada, invito a los miembros del equipo de IT a explorar lo que pueden hacer con los metadatos. SharePoint permite añadir varios metadatos a los documentos y organizar vistas de la documentación en función de dichos metadatos.
Con una buena gestión de los metadatos, algunos expertos dicen que se puede reducir hasta un 30% el tiempo que pasa nuestro personal a buscar la información. Es difícil demonstrar 30% pero por experiencia es cierto que se acortan los tiempos de acceso a la información.
Antes de migrar su gestión documental, no duden en contactarnos. Revertís le puede ayudar a que sea un éxito. Se tarda siempre mucho más en modificar que empezar de buen pie.
