Hacía tiempo que una noticia en el mudo del ERP D365 Finance no había generado tanto ruido en el sector.
Desde hace unos meses Microsoft ha anunciado que reforzará las políticas de asignación de licencias directamente dentro del ERP de los clientes.
Según el ultimo RoadMap publicado, a partir del 1 de septiembre, el usuario de D365 Finance recibirá una advertencia si la licencia que tiene no le permite acceder a una parte de la aplicación que tiene habilitada por su rol de seguridad. A partir del 1 de noviembre, si el usuario no ha regularizado la licencia que le corresponde, no podrá operar.
En REVERTIS hemos desarrollado una herramienta interna de auditoría muy clara y eficaz que permite ofrecerle una visión global y también usuario a usuario, sobre la situación actual de asignación de licencias, los usos porcentuales que realizan sus usuarios de las diferentes opciones de D365 Finance y las carencias existentes. A la vez, les proponemos un método muy optimizado que le permite alinearse correctamente y de la manera mas óptima a las nuevas restricciones aplicadas por Microsoft. Todo ello, garantizando por supuesto la continuidad de sus operaciones y los accesos y opciones utilizadas por sus usuarios.
Consideramos que es obligación del Partner acompañar, apoyar, evaluar y aconsejar correctamente la situación para cada uno de nuestros clientes, así como salvaguardar sus intereses, proponiendo siempre la mejor posible de las opciones y ajustando los costes en licenciamiento, siempre respetando la legalidad y los requerimientos vigentes del fabricante.
Recomendamos revisar la situación con el tiempo de antelación necesario y requerido para evitar que la reconfiguración resultante de esta situación, genere una sorpresa económica que pueda llegar a ser importante o tener un impacto muy significativo.
Hable con nosotros para darnos a conocer su situación y encantados le asesoraremos sobre las acciones a realizar y las posibilidades de optimización que cada caso particular puede alcanzar.
Para ponerles en contexto; el método de licenciamiento de Dynamics AX 2012 y versiones anteriores, no presentaba restricciones operativas. Esta situación permitía trabajar libremente en las etapas y entornos de desarrollo, planificando el crecimiento en los entornos de Producción de forma escalonada. Microsoft confiaba en que las empresas comprarían la cantidad correcta de licencias, si bien, a lo largo de nuestra trayectoria, hemos encontrado situaciones de clientes que no habían sido licenciados correctamente. En estas situaciones, siempre hemos aconsejado a los clientes sobre el modelo de licenciamiento a aplicar, acorde a sus necesidades y su plantilla de trabajo. El modelo en uso permitía una cierta flexibilidad dentro de unos márgenes razonable.
Microsoft, como fabricante y propietario del Software, siempre ha tenido la potestad de realizar auditorías y verificar el número de usuarios. En algunos casos, esta situación a aflorado la necesidad de tener que ajustar situaciones irregulares como consecuencia de una incorrecta o incompleta información y política de acompañamiento por parte del Partner con sus clientes.
Cuando se empezó a comercializar el licenciamiento de D365 Finance y sus distintos modelos de licencias attach en el Cloud, vimos que la aplicación del modelo de licenciamiento permita inicialmente una flexibilidad muy parecida a las versiones anteriores de AX 2012. También en estos escenarios hemos encontrado clientes que no habían sido adecuadamente aconsejados para revisar los roles de seguridad y asegura el licenciamiento adecuado de los usuarios. En este tipo de escenarios, podríamos decir que la generación de licencias y perfiles de seguridad era más bien un trámite a cumplir, más que una parte importante de la implantación o la migración del proyecto. Ahora desde el próximo 31 de agosto, se aplicará una limitación restrictiva en la asignación de las licencias, tal como indica Microsoft.
En Revertís, llevamos años trabajando con estas situaciones, asignando adecuadamente los perfiles de seguridad y las tipologías correctas de licencias a los usuarios, que las necesitan indefectiblemente para poder realizar correctamente sus asignaciones. Esta metodología tiene dos ventajas principales: Por un lado, simplificar el uso de la herramienta para cada usuario (enseñándole sólo lo que necesita ver y utilizar), por otro lado, asegurar a la dirección que tanto el acceso a los datos como los costes de licenciamiento estén adecuadamente controlados. Revisar estos elementos con nuestra metodología, le permitirá evitar un sobre coste innecesario y le proporcionará un mayor control sobre la información que cada uno de sus usuarios puede ver y realizar en su entorno empresarial.
Así mismo, por las implicaciones en seguridad y confidencialidad que tienen estos aspectos, siempre hemos considerado que el establecimiento de perfiles, roles y licencias adecuadas es una de las tareas iniciales en cualquier proyecto de implantación o migración de D365 Finance que deba llevarse a cabo.
De esta forma, a lo largo de los años hemos desarrollado un saber hacer para optimizar el coste necesario del licenciamiento, tanto de ésta solución como de cualquier otro entorno o herramienta de trabajo dentro del ecosistema de productos Cloud Microsoft.
En Revertís creemos que nuestros clientes deben estar correctamente asesorados y licenciados. Nuestros clientes siempre están a tiempo de hacer un upgrade a modelos superiores, en cuanto sus necesidades se incrementan y lo requieren.
Así lo hemos demostrado tanto en Microsoft 365 como en D365 Finance. Cada vez que revisamos el licenciamiento de un nuevo cliente que está trabajando por encima de 50 licencias de Microsoft 365, acostumbramos a generar un 20% de ahorro en costes simplemente reasignando adecuadamente cada una de las licencias en función del uso que cada usuario hace de sus aplicaciones y opciones disponibles, sin cambiar el método de trabajo de los usuarios.
De igual manera, tanto en D365 Business Central como en D365 Finance, podemos ofrecerle automatismos que le permitirán reclasificar algunos de sus usuarios actuales a licencias Team Member, siempre garantizando por supuesto la ejecución y uso de sus necesidades con el sistema.
En el caso concreto de D365 Finance, esta optimización no se limita estrictamente a revisar los perfiles de seguridad, en algunas ocasiones, proponiendo unos cambios operativos simples, hemos podido reducir el número de licencias full y pasar a Activiy o hasta Team Member. Otras veces, con algunos desarrollos, hemos podido optimizar el uso de licencias. La diferencia económica es muy importante. Para nosotros es tan importante que creemos que los clientes deberían incluir estas evaluaciones y estos conceptos en todas las situaciones de implantación y/o migración de soluciones.
En REVERTIS creemos que tanto los costes destinados a labores de consultoría/programación, como a licenciamiento, deben ser los justos y necesarios y estamos disponibles para ayudarle en su caso.
El objetivo final es que el cliente/consumidor pueda comprobar al momento que su operación de compra (venta para la empresa/comercio) es legal y se encuentra declarada en Hacienda. Para ello, en el ticket de venta que se le entrega, mostramos el Código TBAI y el código QR que le encaminará a una página web específica de Hacienda para poder así comprobar el registro correcto de esta venta.
