Escaneado de Facturas y documentos con D365 ò Dynamics AX

Hoy en día se reciben más del 97% de las facturas por correo electrónico. ¿Por qué seguimos introduciendo los datos de estas facturas de forma manual cuando tenemos todo el resto de nuestro proceso integrado en el ERP?
Parece que como los facturas provienen de una fuente externa, no las estamos tratando como documentos de formato digital y nos vemos obligados a realizar un tratamiento manual con personas dedicadas para básicamente volver a reintroducir los datos recibidos digitalmente.
Una verdadera pérdida de tiempo y, sobre todo, de enfoque de procesos de negocio.

En Revertis hemos ayudado a varias empresas a implantar un sistema de extracción de datos mediante el reconocimiento OCR de READSOFT. Esta situación permite eliminar toda la parte manual de este proceso y trasladar directamente al ERP D365 la información contenida en la factura recibida.
Mediante este proyecto conseguimos:
• Reducir el tiempo total en la gestión y registro de factura
• Normalizar el tratamiento de facturas de compra recibidas en un único proceso
• Automatizar directamente la contabilización de facturas coincidentes
• Agilizar los trámites de gestión, seguimiento y aprobación de todas las facturas
• Crear un archivo documental digital accesible directamente desde el diario de facturas de D365 y M365.

¿Pero cómo se hace?

Enlazando el programa de extracción de datos mediante reconocimiento OCR de READSOFT con el ERP D365 o Dynamics AX. Así, es posible digitalizar los datos de las facturas recibidas para luego incorporarlos a nuestro flujo de aprobación o de validación.

Los archivos de las imágenes escaneadas y PDF’s podrán subirse a READSOFT mediante tres diferentes métodos:

– Depositando estos archivos en una carpeta de red compartida por READSOFT
o Los archivos de imágenes depositados en esta carpeta se leerán periódicamente y se incorporarán de forma automática a D365 como facturas recibidas.

– Enviando los correos con PDF’s adjuntos a una dirección de correo concreta del sistema
o READSOFT extraerá directamente los archivos adjuntos PDF de los correos recibidos en esta cuenta de correo y los traspasará a D365 para incorporarlos también de forma automática a D365 como facturas recibidas.

– Manualmente, copiando los archivos directamente al programa READSOFT
o El usuario se encarga de subir/copiar los archivos manualmente.

En READSOFT se validará la información y se generarán dos archivos de salida por cada factura:
– Un PDF con la imagen de la factura escaneada
– Un XML con los datos tabulados obtenidos de la validación y una referencia al archivo de imagen anterior, para su tratamiento e incorporación directa en ERP D365 o Dynamics AX.
En D365, REVERTIS se encarga de tratar la información. Las facturas que coinciden con los albaranes o pedidos de compra existentes en D365, se pueden contabilizar directamente si así se desea.
Las facturas cuyo contenido difiere del pedido original, bien sea en importes, cantidades o cualquier otro parámetro analizado, seguirán el flujo de trabajo establecido en cada empresa. La persona responsable del tratamiento tendrá toda la información a su alcance además de disponer de la imagen escaneada de la factura.

¿Qué pasa cuando hay discrepancias?

Normalmente identificamos tres niveles de discrepancia:
• Identificación y corrección exacta de las discrepancias
• Identificación y corrección aproximada de las discrepancias
• Identificación y solicitud de abono a proveedor

Revertis la ayudara a definir y automatizar el tratamiento de la información en acorde a sus procesos.
Hay empresas que, por su tipo de negocio, pueden aceptar registrar para pago facturas que se aproximan al documento original y otros que no. Todas las empresas no tratan los abonos de la misma manera. En todas estas fases, Revertis como Partner oficial de D365 y Dynamics Ax les ayuda a decidir cómo tratar la información para que la solución se adapte a su negocio.

¿Qué datos puedo recupera?

Con el escaneado de documentos, podemos recuperar toda la información que nos interesa. No nos limitamos al NIF, fecha, número de factura, dirección y base imponible e IVA. Se puede dar el caso que nos interesa recupera la concentración de un producto, la temperatura o el número de lote, por ejemplo.

Cualquier campo que es de interés para nuestra organización se puede recuperar, tratar y mandar a nuestro ERP D365 directamente. Los datos recuperados se pueden tratar en los módulos correspondiente: calidad, logística ect..

¿Puedo mandar las facturas a SharePoint también?

Una vez escaneadas, podemos disponer de las facturas y de los ficheros XML de la manera que más nos conviene.
Podemos crear un registro de facturas con la App de Listas en M365 y guardar las facturas en un sitio de SharePoint que compartimos con un gestor externo.

¿Qué pasa cuando los datos llegan a mi ERP D365?

Los datos de las facturas se gestionan de la misma manera cuando la factura llega por escaneado que cuando alguien la introduce manualmente. Es cierto que, en varias ocasiones, los clientes aprovechan este proyecto para mejorar y organizar sus procesos internos de gestión de facturas. Con los flujos de trabajo, el tratamiento de las facturas se puede automatizar y evitar el manejo de documento impresos. La aprobación de la factura queda registrada dentro del ERP mediante firma digital, sin necesidad de firmas manuales ni sellos estampados físicamente en los documentos de las facturas recibidas.
Por supuesto, se elimina la necesidad de imprimir las facturas recibidas en papel, circularlas por la empresa para su aprobación manual y gestionar archivos físicos de registros de facturas.
Un Partner como Revertis le permite parametrizar sus procesos dentro del ERP D365.

¿Como se reparten los costes del proyecto?

Un proyecto de escaneado de factura es un proyecto que se compone de tres grandes apartados:
• Coste implantación sistema de OCR
• Coste integración D365
• Coste anual de escaneado (p.u. por documento escaneado)
No se puede dar un valor exacto dado que la solución se adapta a cada tipo de empresa. Una vez instalado, el coste de escanear documento varía en función de la cantidad de documentos escaneado durante el año.

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No duden en contactar REVERTIS para evaluar esta solución en su empresa. La solución que le ofreceremos está totalmente integrada su ERP de Dynamics o Navision, no importa la versión.