Hacía tiempo que una noticia en el mundo del ERP D365 Finance no había generado tanto ruido en el sector.

Desde hace unos meses Microsoft ha anunciado que reforzará las políticas de asignación de licencias directamente dentro del ERP de los clientes.

Según el último RoadMap publicado, a partir del 1 de septiembre, el usuario de D365 Finance recibirá una advertencia si la licencia que tiene no le permite acceder a una parte de la aplicación que tiene habilitada por su rol de seguridad.  A partir del 1 de noviembre, si el usuario no ha regularizado la licencia que le corresponde, no podrá operar.

En REVERTIS hemos desarrollado una herramienta interna de auditoría muy clara y eficaz que permite ofrecerle una visión global y también usuario a usuario, sobre la situación actual de asignación de licencias, los usos porcentuales que realizan sus usuarios de las diferentes opciones de D365 Finance y las carencias existentes. A la vez, les proponemos un método muy optimizado que le permite alinearse correctamente y de la manera mas óptima a las nuevas restricciones aplicadas por Microsoft. Todo ello, garantizando por supuesto la continuidad de sus operaciones y los accesos y opciones utilizadas por sus usuarios.

Consideramos que es obligación del Partner acompañar, apoyar, evaluar y aconsejar correctamente la situación para cada uno de nuestros clientes, así como salvaguardar sus intereses, proponiendo siempre la mejor posible de las opciones y ajustando los costes en licenciamiento, siempre respetando la legalidad y los requerimientos vigentes del fabricante.

Recomendamos revisar la situación con el tiempo de antelación necesario y requerido para evitar que la reconfiguración resultante de esta situación, genere una sorpresa económica que pueda llegar a ser importante o tener un impacto muy significativo.

Hable con nosotros para darnos a conocer su situación y encantados le asesoraremos sobre las acciones a realizar y las posibilidades de optimización que cada caso particular puede alcanzar.

Para ponerles en contexto; el método de licenciamiento de Dynamics AX 2012 y versiones anteriores, no presentaba restricciones operativas. Esta situación permitía trabajar libremente en las etapas y entornos de desarrollo, planificando el crecimiento en los entornos de Producción de forma escalonada. Microsoft confiaba en que las empresas comprarían la cantidad correcta de licencias, si bien, a lo largo de nuestra trayectoria, hemos encontrado situaciones de clientes que no habían sido licenciados correctamente. En estas situaciones, siempre hemos aconsejado a los clientes sobre el modelo de licenciamiento a aplicar, acorde a sus necesidades y su plantilla de trabajo. El modelo en uso permitía una cierta flexibilidad dentro de unos márgenes razonable.

Microsoft, como fabricante y propietario del Software, siempre ha tenido la potestad de realizar auditorías y verificar el número de usuarios. En algunos casos, esta situación a aflorado la necesidad de tener que ajustar situaciones irregulares como consecuencia de una incorrecta o incompleta información y política de acompañamiento por parte del Partner con sus clientes.

Cuando se empezó a comercializar el licenciamiento de D365 Finance y sus distintos modelos de licencias attach en el Cloud, vimos que la aplicación del modelo de licenciamiento permita inicialmente una flexibilidad muy parecida a las versiones anteriores de AX 2012. También en estos escenarios hemos encontrado clientes que no habían sido adecuadamente aconsejados para revisar los roles de seguridad y asegura el licenciamiento adecuado de los usuarios. En este tipo de escenarios, podríamos decir que la generación de licencias y perfiles de seguridad era más bien un trámite a cumplir, más que una parte importante de la implantación o la migración del proyecto. Ahora desde el próximo 31 de agosto, se aplicará una limitación restrictiva en la asignación de las licencias, tal como indica Microsoft.

En Revertís, llevamos años trabajando con estas situaciones, asignando adecuadamente los perfiles de seguridad y las tipologías correctas de licencias a los usuarios, que las necesitan indefectiblemente para poder realizar correctamente sus asignaciones. Esta metodología tiene dos ventajas principales: Por un lado, simplificar el uso de la herramienta para cada usuario (enseñándole sólo lo que necesita ver y utilizar), por otro lado, asegurar a la dirección que tanto el acceso a los datos como los costes de licenciamiento estén adecuadamente controlados. Revisar estos elementos con nuestra metodología, le permitirá evitar un sobre coste innecesario y le proporcionará un mayor control sobre la información que cada uno de sus usuarios puede ver y realizar en su entorno empresarial.

Así mismo, por las implicaciones en seguridad y confidencialidad que tienen estos aspectos, siempre hemos considerado que el establecimiento de perfiles, roles y licencias adecuadas es una de las tareas iniciales en cualquier proyecto de implantación o migración de D365 Finance que deba llevarse a cabo.

De esta forma, a lo largo de los años hemos desarrollado un saber hacer para optimizar el coste necesario del licenciamiento, tanto de ésta solución como de cualquier otro entorno o herramienta de trabajo dentro del ecosistema de productos Cloud Microsoft.

En Revertís creemos que nuestros clientes deben estar correctamente asesorados y licenciados. Nuestros clientes siempre están a tiempo de hacer un upgrade a modelos superiores, en cuanto sus necesidades se incrementan y lo requieren.

Así lo hemos demostrado tanto en Microsoft 365 como en D365 Finance. Cada vez que revisamos el licenciamiento de un nuevo cliente que está trabajando por encima de 50 licencias de Microsoft 365, acostumbramos a generar un 20% de ahorro en costes simplemente reasignando adecuadamente cada una de las licencias en función del uso que cada usuario hace de sus aplicaciones y opciones disponibles, sin cambiar el método de trabajo de los usuarios.

De igual manera, tanto en D365 Business Central como en D365 Finance, podemos ofrecerle automatismos que le permitirán reclasificar algunos de sus usuarios actuales a licencias Team Member, siempre garantizando por supuesto la ejecución y uso de sus necesidades con el sistema.

En el caso concreto de D365 Finance, esta optimización no se limita estrictamente a revisar los perfiles de seguridad, en algunas ocasiones, proponiendo unos cambios operativos simples, hemos podido reducir el número de licencias full y pasar a Activiy o hasta Team Member. Otras veces, con algunos desarrollos, hemos podido optimizar el uso de licencias. La diferencia económica es muy importante. Para nosotros es tan importante que creemos que los clientes deberían incluir estas evaluaciones y estos conceptos en todas las situaciones de implantación y/o migración de soluciones.

En REVERTIS creemos que tanto los costes destinados a labores de consultoría/programación, como a licenciamiento, deben ser los justos y necesarios y estamos disponibles para ayudarle en su caso.

A lo largo de nuestro recorrido profesional como Partner de Microsoft, hemos realizado varios proyectos de implantación del ERP D365 Finance, D365 Business Central  y del CRM D365 Sales.

A pesar de que la metodología de implantación de un proyecto tecnológico no varía mucho entre productos, hemos detectado que en el caso del CRM, se aplican una reglas un poco distintas a las de un ERP.

En este articulo les detallamos lo que consideramos que son 5 reglas a seguir para tener éxito en una implantación de D365 Sales.

Definición de los usuarios Claves

El éxito de un proyecto de implantación de software de gestión es la combinación de tres elementos:

• Las características y funcionalidades del producto escogido: en este caso D365 Sales
• El conocimiento, experiencia y profesionalidad del Partner seleccionado
• La organización, objetivos e implicación de los usuarios claves del cliente

Todos los elementos anteriores son importantes, pero un proyecto de implantación de D365 Sales difícilmente llegará a buen puerto si no se asignan unos usuarios claves con conocimiento del negocio y bien implicados en la solución. En este caso, esta responsabilidad específica confiere una relevancia especial y de mayor importancia.

Entonces en este caso, ¿quiénes deben ser los usuarios claves? ¿Qué personas concretas de la organización vamos a asignar en el equipo de trabajo del proyecto? Curiosamente la implicación requerida del departamento de IT para un proyecto de D365 Sales no requiere por lo general un rol principal relevante y puede ser, por lo general, muy limitada.

Si creemos que IT se debe implicar en el proyecto, pero principalmente para tareas de administración relativamente sencillas, como las siguientes:

• Despliegue entornos, acceso entornos
• Gestión de los usuarios (alta, baja, sincronización con Outlook)
• Gestión de permisos
• Gestión de los datos (mantenimiento base de datos)
• Gestión plantillas documentos

La definición de los procesos de ventas y la definición de los formularios no requieren su participación necesariamente. El departamento de IT también podría realizar el seguimiento del proyecto para asegurarse de los plazos y de los costes.

Entonces ¿quiénes deben ser los usuarios claves?

Los usuarios claves escogidos deben ser personas que conozcan muy bien los procesos de venta de la empresa y las operaciones diarias a todo los niveles. Estas personas que van a formar parte del equipo de trabajo del proyecto y por lo tanto van a ser claves en la definición y resultados del mismo,  deben ser capaces de liderar reuniones internas en el equipo comercial y hay que otorgarles la potestad de tomar decisiones. Sobre todo deben tener un interés por el proyecto y por la tecnología.

Calidad del dato vs Cantidad de datos

Parece que cuando empezamos a migrar los datos, hay una carrera entre los comerciales para ver quién es el que más datos aporta al sistema; Cantidad no es igual a Calidad.  D365 Sales puede con todo, pero si los datos de origen no son fiables, se ordenaran en D365 Sales pero seguirán sin ser fiables.  Recordamos la máxima en este aspecto que se repite como un mantra: “Garbage In, Garbage Out”.

Debemos también hacer hincapié en separar bien lo que son Clientes Prospecto (leads, contactos, potenciales, …) y los que son ya clientes en firme. Los clientes en firme suelen estar ya en el ERP, pues ya han generado operaciones comerciales de compra/venta con anterioridad.

Definir los procesos comerciales

Los usuarios claves deben definir los procesos comerciales desde su inicio hasta el final.  D365 Sales permite disponer de tantos flujos de trabajo como sea necesario en su negocio. A pesar de vender el mismo producto, el proceso de venta en el sector público es totalmente distinto al del sector privado por ejemplo.. Incluso dentro de una misma empresa, es posible disponer mas de un flujo de trabajo para el mismo circuito, en función de variables como puede ser la tipología del cliente, del producto o servicio o incluso la época del año.

En cualquier caso, Revertis le ayuda en la definición y establecimiento de estos flujos, pero los usuarios claves deben aportar su definición inicial y su conocimiento particular de la empresa en cuestión.

Definir cuando la información es necesaria

La dirección comercial siempre va a máximos. Una primera entrada de un prospecto debe ser simple, rápida y concisa.  La percepción del usuario del sistema, es decir, quien estará en la  línea de batalla utilizando el sistema, es muy importante a la hora de tener éxito en la implantación de D365 Sales como CRM. Sería un error solicitar en este proceso un exceso de información que conlleve un tiempo excesivo de trabajo a las personas que se dedican a ello.

Cuando creamos un cliente prospecto, debemos pedir lo mínimo. Normalmente:

• Nombre Apellido ò empresa
• Teléfono
• Correo electrónico

Según el contacto prospere, iremos añadiendo paulatinamente el resto de campos obligatorios, cada uno en la fase específica del proceso de cualificación del prospecto.  Pedir demasiado información sobre un prospecto a destiempo, puede ser contraproducente, tanto para los usuarios del sistema como para el prospecto o el objetivo comercial perseguido en sí mismo. Los comerciales necesitan una herramienta ágil y rápida. En este sentido, aplicamos las posibilidades de creación automatizada, tanto desde un mensaje de Outlook como desde un enlace con una web o cualquier otra entrada encadenada con cualquier proceso de captación o recepción de datos.

No hace falta recordar que el CRM D365 Sales se puede utilizar desde cualquier dispositivo, bien sea una tableta o incluso en el teléfono, tanto iOs como Android.  El comercial puede incluso dictar sus comentarios utilizando el micrófono del teléfono, sin necesidad de tener que teclear en el mismo.

Formación de los usuarios

Es muy importante considerar en el presupuesto de implantación la partida correspondiente a la formación de los usuarios. Recordamos que las empresas pueden beneficiarse de fondos o créditos para asumir esta parte del proyecto.

La aceptación del usuario final es muy importante en el resultado del proyecto. Si el usuario no adquiere un buen manejo y conocimiento de la herramienta que le permita en un breve espacio de tiempo sentirse con el dominio de esta, es más que probable que su aceptación se vea afectada.

Para ello, enseñarles a personalizar sus vistas y utilizar diferentes filtros de acceso directo a la información de cada una de las pantallas en D365 Sales, fomenta el sentido de control de la herramienta por parte del usuario. Dejar que cada equipo comercial tenga su propio Dashboard es un gran avance.

Enseñar a usar los filtros, permite ahorrar horas de preparación de Reports y otorga al usuario un mayor dominio de la herramienta, incrementando su percepción de control y participación activa en los resultados y en la obtención de la información que se va  generando en el CRM.

El uso integrado y bien explicado de la herramienta del CRM con el resto de la plataforma de Microsoft (Correos de Outlook, calendarios, tareas, Teams, SharePoint, etc…), da mucha vida al proyecto y fomenta una gran aceptación de la herramienta, al ver quie se puede utilizar naturalmente y de forma transversal con el resto de los procesos diarios y conocidos por parte de los usuarios.

Conclusión

Si conseguimos mantener y respetar estas 5 simples reglas, el proyecto de implantación del CRM D365 Sales tendrá muchas más probabilidades de ser un éxito.

No duden en contactar con Revertis para si están valorando implantar el CRM D365 Sales.

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