La gestión y registro de facturas de proveedor continúa siendo un proceso crítico para muchas organizaciones. Aunque la digitalización documental ha avanzado considerablemente, todavía es habitual dedicar tiempo a recibir documentos, clasificarlos, revisar la información y trasladar manualmente los datos al ERP.
En Revertis hemos desarrollado una solución de OCR inteligente para automatizar la recepción, lectura, validación e integración de facturas con Dynamics 365 BC o Finance.
El proyecto transforma un proceso tradicional, basado en diferentes herramientas y pasos operativos, en un circuito cloud integrado total y exclusivamente en el entorno de Microsoft, sin licencias ni herramientas externas adicionales:
Correo electrónico o SharePoint → Power Automate → Azure Function → Azure AI Document Intelligence → XML y PDF → Dynamics 365 BC o Finance
El objetivo no consiste únicamente en digitalizar documentos. La solución permite convertir las facturas en información estructurada, aplicar controles automáticos y trasladar los datos al ERP, manteniendo la continuidad del proceso de negocio y uniformando este proceso para que todas las facturas sigan el mismo proceso y almacenamiento.
¿Qué es el OCR inteligente de facturas?
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte un PDF o una imagen en texto. El OCR inteligente de facturas va un paso más allá: utiliza modelos de inteligencia artificial para entender qué es cada dato (proveedor, NIF, bases, impuestos o líneas) aunque cada proveedor use un formato distinto, y lo entrega estructurado para que el ERP pueda trabajar con él sin que nadie lo teclee.
Recepción automática de facturas de proveedor por correo o SharePoint
Las facturas pueden incorporarse al proceso mediante dos canales:
- Recepción automática del mensaje en un buzón de correo dedicado y extracción automatizada del fichero o ficheros PDF/XML de la factura.
- Subida manual o automatizada del documento a una carpeta de entrada de SharePoint.
A partir de ese momento, nuestro sistema detecta la nueva factura, comprueba que el documento tenga el formato esperado e inicia automáticamente su procesamiento.
El usuario no necesita gestionar manualmente ni guardar por sus medios el documento en una carpeta local ni ejecutar procesos adicionales para iniciar la lectura de la factura.
Extracción de datos con OCR inteligente: Azure AI Document Intelligence
La factura es procesada mediante Azure AI Document Intelligence, que analiza el PDF y extrae la información necesaria para continuar con el circuito administrativo.
Entre los principales datos que puede identificar se encuentran:
- Proveedor y NIF o CIF.
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Base imponible.
- Impuestos, incluyendo gestión de IRPF, ISP, etc…
- Importe total.
- Divisa.
- Referencias de albaranes, pedidos de compra u otras, así como datos de las líneas, cuando estén disponibles.
- Cantidades, precios, descuentos e importes.
La información extraída se transforma en un formato normalizado que facilita la integración con el ERP.
Validación automática de los datos de la factura
El proceso no se limita a leer los campos visibles del documento. La solución aplica diferentes controles para comprobar la integridad y coherencia de la información extraída.
Entre otros aspectos, puede verificarse:
- La existencia del proveedor o de su identificación fiscal.
- La presencia del número y la fecha de factura.
- La existencia del importe total.
- El cuadre entre bases imponibles, impuestos y total.
- La coherencia de subtotales e importes.
- La disponibilidad de los datos necesarios antes de continuar el proceso.
En determinados escenarios, la solución también puede incorporar un validador avanzado apoyado en Azure OpenAI para reforzar la revisión de conceptos adicionales, como información de referencias, personas destinatarias o cualquier otro resultado de información existente en el reconocimiento documental.
Salida normalizada: PDF y XML listos para el ERP
Una vez procesada la factura, la solución genera:
- El PDF original o procesado.
- Un archivo XML normalizado con la información extraída.
- El estado del procesamiento.
- Los resultados de las validaciones.
- La información necesaria para su integración con Dynamics 365 BC o Finance.
SharePoint actúa como repositorio documental de entrada y salida, permitiendo diferenciar claramente los documentos recibidos, los documentos procesados y aquellos que requieren revisión.
Este planteamiento aporta trazabilidad durante todo el ciclo de vida de la factura y facilita la consulta posterior de la documentación, que se mantiene también enlazada directamente en el propio ERP Dynamics 365, igual que hacemos en la integración de firma electrónica con Dynamics 365.
Revisión de facturas desde Dynamics 365 Business Central o Finance
Uno de los aspectos más relevantes del proyecto es que el usuario no necesita trabajar directamente con el motor OCR.
La revisión funcional se realiza desde Dynamics 365 BC o Finance, mediante una bandeja de facturas recibidas y un formulario integrado en la solución de Dynamics, desde el que se puede:
- Consultar la información reconocida.
- Visualizar el documento PDF.
- Identificar errores o advertencias.
- Corregir los campos necesarios.
- Ejecutar nuevamente las validaciones.
- Continuar con el registro y la gestión de la factura.
Las facturas se clasifican visualmente según el resultado del procesamiento:
- Verde: la información necesaria está completa.
- Naranja: existen advertencias o datos que deben revisarse.
- Rojo: no se ha podido identificar información suficiente o existe un error que impide continuar.
Este funcionamiento permite que el equipo administrativo concentre su trabajo en las facturas que realmente requieren intervención.
Continuidad del proceso de negocio
La implantación no obliga a rediseñar completamente el circuito administrativo existente.
La nueva arquitectura moderniza la captura documental, pero permite mantener las fases posteriores de gestión de la factura dentro del ERP:
- Recepción del documento.
- Lectura automática mediante OCR.
- Generación del PDF y el XML.
- Validación de los datos.
- Corrección de posibles incidencias.
- Conciliación con pedidos o acuerdos.
- Aprobación.
- Contabilización.
- Preparación para el pago.
De esta forma, se moderniza la tecnología utilizada para recibir y procesar las facturas sin alterar innecesariamente la lógica funcional que ya utiliza la organización.
Arquitectura 100 % Microsoft: Power Automate, Azure y SharePoint
La nueva solución evoluciona desde un modelo tradicional, basado en una plataforma OCR independiente, servidores y componentes específicos, hacia una arquitectura integrada en el ecosistema Microsoft.
La propuesta utiliza:
- Power Automate para orquestar el proceso.
- Azure Functions para ejecutar la lógica de integración.
- Azure AI Document Intelligence para el reconocimiento documental.
- Azure OpenAI, opcionalmente, para reforzar determinados controles.
- SharePoint como repositorio documental.
- Dynamics 365 BC o Finance para la validación y continuidad del proceso.
- Application Insights para el seguimiento técnico y los registros del procesamiento.
Todas estas herramientas están ya presentes y disponibles con la propia suscripción del cliente con Microsoft 365 y Dynamics 365, sin necesidad de añadir nada adicional. Tan solo se requiere orquestar y activar el funcionamiento de este sistema en su propio entorno (tenant), por lo que el cliente es siempre propietario y soberano de su propia instalación y Microsoft se encarga de la gestión, disponibilidad, seguridad y backup de todo el sistema, sin necesidad de añadir más coste a su solución actual.
Costes por consumo frente a una plataforma OCR tradicional
La evolución no afecta únicamente a la tecnología. También permite plantear un modelo económico diferente.
En un modelo tradicional, el coste puede depender de:
- Licencias de una plataforma OCR específica.
- Infraestructura dedicada.
- Servidores y componentes intermedios.
- Mantenimiento de la plataforma.
- Actualizaciones y soporte especializado.
- Dependencia del producto para incorporar nuevas funcionalidades.
La nueva arquitectura utiliza servicios cloud y componentes del ecosistema Microsoft ya disponibles. Esto permite orientar una parte más significativa del coste al uso y consumo real de los servicios, además de reducir la dependencia de una infraestructura propia destinada exclusivamente al procesamiento OCR.
El coste final dependerá del volumen de facturas, el número de páginas procesadas, el consumo de los servicios de Azure utilizados y las necesidades específicas de integración. Por ello, el ahorro siempre está presente en cada proyecto, simplemente comparando el coste total de propiedad de ambas arquitecturas.
Beneficios de automatizar las facturas con OCR
La solución aporta beneficios operativos, tecnológicos y económicos:
- Automatización de la recepción de facturas.
- Reducción de la introducción manual de datos.
- Procesamiento automático desde correo electrónico o SharePoint.
- Homogeneización en el proceso de registro y tratamiento de facturas.
- Validación funcional directamente desde Dynamics 365 BC o Finance.
- Identificación visual de errores y advertencias.
- Mayor trazabilidad del PDF, el XML y las correcciones realizadas.
- Menor dependencia de servidores y componentes intermedios.
- Arquitectura basada en tecnologías Microsoft.
- Mayor facilidad para transportar la solución entre entornos.
- Posibilidad de evolucionar hacia nuevos tipos de documentos.
- Modelo económico más flexible y vinculado al consumo.
Más que leer documentos: el OCR dentro del proceso
El OCR deja de ser una herramienta aislada y se convierte en una pieza integrada dentro del proceso empresarial.
La tecnología permite identificar la información de una factura. Sin embargo, el verdadero valor se consigue cuando esos datos son validados, trazados y enviados automáticamente al ERP para continuar con el circuito administrativo.
En Revertis diseñamos soluciones de automatización documental que combinan inteligencia artificial, Microsoft Azure, Power Platform, SharePoint y Dynamics 365, adaptando la arquitectura al proceso real de cada organización.
¿Tu empresa todavía introduce manualmente las facturas en el ERP?
En Revertis podemos ayudarte a analizar el proceso actual, identificar oportunidades de automatización y diseñar una solución de OCR inteligente integrada con tu ERP.
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