Implantación ERP D365 (proyecto, metodología, fases)
Gestión del PROYECTO de implantación de mi ERP D365
Contemplar la implantación del ERP D365 es quizás una de las decisiones más importante que tiene que tomar la gerencia de una empresa.
Metodología de implantación de un ERP
En Revertis, como Partner Dynamics 365, hemos participado en varios proyectos de implantación de Dynamics AX y D365 y nos ha parecido interesante compartir ciertos aspectos de lo que conlleva una implantación en una empresa. La selección del ERP es tan importante como la selección de la consultoría que lo va a implantar. En este articulo cuando hablamos del ERP D365, nos referimos a cualquiera des estas tres versiones de Dynamics 365:
- D365 Finance
- D365 Supply Chaine Management
- D365 Retail
Implantar dynamics 365: dar el salto al ERP D365
Llega un momento en las empresas, que la gerencia se plantea el salto a un ERP con el fin de integrar todos sus procesos en un mismo entorno. En los inicios de cualquier negocio, se empieza usando soluciones gratis. Las aplicaciones gratis tienen sus limitaciones. Se empieza a pagar por las versiones superiores que tampoco nos permite personalizaciones. En la mayoría de los casos, se emplean varios programas o bases de datos para la gestión empresarial. Nos encontramos con duplicidad de información, procesos manuales de copia de datos, desarrollos específicos para integrar información de un programa a otro. Los Excels se multiplican y los errores también. En ningún caso, vemos un proceso limpio donde fluye la información desde el principio hasta el final en una misma herramienta.
Los ERP de la familia D365 ofrecen la mejor solución para solventar este problema. Su total integración con las herramientas de ofimática más conocidas como Outlook y Office facilitan la transición y los tiempos de aclimatación de los usuarios. Microsoft es el único fabricante que ofrece una solución completa y unificada. El ERP D365 no solo ofrece una solución para el momento actual de la empresa sino una plataforma que permite crecer. El cliente final tiene a su disposición todos los módulos del ERP y puede decir usarlos en cualquier momento. Su sistema informático no le frena el negocio, sino que la ayuda a crecer.
Como seleccionar la consultoría que va a implantar el ERP
Una de las preguntas que muchos clientes potenciales nos hacen es si tenemos experiencia en su sector en concreto. Curiosamente para las consultorías de ERP, quizás es uno de los puntos menos relevantes. Es más importante el conocimiento del ERP y la experiencia en implantaciones variadas. De hecho, cuando queremos añadir un miembro a nuestro equipo de consulto/analista programador, valoramos mas la implicación en proyectos variados dentro del entorno de Dynamics AX ò D365 que la dedicación profesional en un sector concreto.
El hecho de haber participado en una gran variedad de proyectos da a la consultoría una visión más amplia a la hora de buscar soluciones y conoce más a fondo los procesos estándar del ERP.
La formación universitaria de los empleados de la consultoría en implantación del ERP es otro factor que no se debe subestimar. Es importante pedir a la consultoría quien estará asignado al proyecto y asegurarse que tiene una formación académica adecuada para el proyecto. En Revertis vigilamos este ultimo punto. La totalidad de la plantilla tiene una formación de ingeniería ò informática, reforzada en algunos casos de un MBA.
Nuestro primero consejo es buscar una consultoría informática especializada en el mundo del ERP Dynamics AX ò D365. El sector de los ERP es particular. Además de conocer la tecnología, requiere conocimientos: financieros, logística, producción, gestión de proyecto, gestión de servicio etc. No todas las empresas del sector informático dominan estos temas. Muchas tienen mas conocimientos de sistemas informáticos (hardware) que de programas de gestión empresariales.
Coste de la implantación del ERP D365
Todas las empresas que nos contactan quieren saber lo que cuesta la implantación del ERP. Incluso antes de facilitarnos cualquier información… Les vamos a orientar sobre los distintos apartados a tomar en cuenta en la valoración del proyecto. El precio de la Consultoría es solo uno de estos elementos.
Licencias
Es el coste de las licencias del EPR. Lo marca el fabricante, en este caso Microsoft. El coste de D365 es público (pueden consultar la web del fabricante). D365 Finance, Supply Chain Management y Retail obligan el cliente a contratar 20 usuarios mensuales para abrir una cuenta. No vamos a entrar en mas detalles, pero se resume a multiplicar el precio de las licencias por el número de usuario. Las licencias de los usuarios se asignan como las licencias de Office 365. La ventaja de la solución D365 es que todo el coste y la gestión de la infraestructura Cloud necesaria al funcionamiento del ERP está incluido en el coste mensual de las licencias. Revertis les asesora y optimiza siempre el coste de licenciamiento.
Preanálisis
Con el fin de obtener una valoración realista del coste global de la implantación del ERP D365, Revertis aconseja realizar un preanálisis. Es curioso como este concepto esta muy implantado en el sector de la construcción (ante proyecto) y parece inexistente en el sector informático. A nadie se le ocurre decirle a un arquitecto: hazme los planos de mi casa sin decirle mínimamente lo que se espera.
Aconsejamos la contratación del preanálisis a la consultaría de ERP con quien tienen mas confianza. La contratación de este servicio no exime la realización de un trabajo interno de preparación del cliente. Revertis les aportara un conocimiento de las ultimas soluciones tecnológicas existentes. El documento producido sirve a definir un marco de trabajo y detalla los grandes puntos del proyecto. Nunca se entrega demasiado información sobre los procesos. Mas detalles les facilitamos a la consultoría de ERP, más detallado nos podrá entregar la valoración del proyecto y mejor nos podrá aconsejar.
Coste consultoría ERP
Una vez nuestro preanálisis realizado, se pide a la consultoría la valoración del proyecto lo mas detallado posible. Una oferta bien detallada permite entender todo el proceso de implantación y de alguna manera ver si se puede optimizar el coste. Si Revertis dispone de toda la información necesaria para el proyecto, podrá realizar una oferta más ajustada. Como todo en esta vida, tiempo es dinero. A mas complejo el proyecto, mas personalización, mayor coste tendremos.
Coste interno de la implantación del ERP
Una implantación exitosa de un ERP no se puede hacer sin la participación de un recurso interno que lidera el proyecto (en muchas ocasiones la tarea recae en el departamento informático). Además de tener un jefe de proyecto, se debe seleccionar unos recursos clave en cada departamento que tenga conocimiento amplio del negocio. Es el deber de Revertis de informar al cliente el tiempo que tendrá que dedicar cada uno de los recursos internos implicado en el proyecto. Podemos llegar hasta aconsejar liberar los recursos internos de algunas de sus tareas para dedicar una parte de su tiempo a la implantación del ERP. Por lo tanto, no hay que desestimar el tiempo que su equipo dedicara al proyecto en su evaluación de los costes.
Coste de migrar los datos históricos
Migrar los datos históricos de un cliente es tiempo entonces tiene coste. Cuando se le pregunta al cliente cuantos años atrás y que datos necesitan, normalmente nos contesta que todos. ¿Cuántas veces se consulta una información fiscal que tiene más de cinco años? ¿Realmente necesito importar el número de fax o de telex de un cliente? ¿mis datos históricos son fiables?
Es importante seleccionar los datos a migrar y no perder tiempo en corregir datos que luego no se van a usar. Nos hemos encontrado ciertas consultorías que directamente no migran datos. No creemos tampoco que sea lo correcto. Por nuestra parte, aconsejamos 5 años atrás. Bastante trabajo le supondrá al cliente revisar los datos de 5 años, sobre todo si los tienen en distintas bases de datos. Existen varias soluciones de bajo coste para tener acceso a sus datos históricos sin mantener toda la infraestructura actual. No es necesario cargar su nuevo sistema de datos que apenas se van a usar.
Coste hardware
Hoy en día, la implantación de un nuevo ERP no implica un cambio importante en el hardware de la empresa. Con la solución D365 totalmente en el Cloud, no hay necesidad de invertir en una infraestructura local. Si los equipos de los usuarios no están en Windows 10 y siguen usando pantallas cuadradas, quizás una inversión en equipos es de rigor. Una buena revisión de su cableado de red y su conexión a internet será más beneficiosa.
Coste formación usuarios
Como el apartado “formación de los usuarios” suele estar al final del presupuesto, parece que favorece su reducción. Es como si llegando a esta partida del proyecto, no quedase dinero. La formación a los usuarios es bonificable, independientemente de si la empresa es publica ò privada y de su número de empleados. Su departamento de RRHH les puede ayudar a aprovechar estas bonificaciones con el fin de sacar de su presupuesto esta partida.
La formación debe realizarse en el centro de trabajo, por departamento y con grupos entre 10 y 15 personas máximo. A nuestro entender, es mas productivo que la imparte un miembro de la consultoría que un empleado de la empresa. Las preguntas de los empleados se centrarán más en la operativa del ERP y menos en temas personales.
Reducir coste con una Subvención a la implantación del ERP
Una manera de reducir el impacto económico que supone la implantación del ERP D365 es buscar subvenciones o beneficios fiscales disponible para las inversiones en Tecnología de la información. Como ejemplo este año: Convocatoria de concesión de apoyo financiero a proyectos de I+D+i en el ámbito de la Industria Conectada 4.0 en el año 2020. De hecho, hay empresas del sector financiero especializada en ayudar a las empresas a tramitar dichas subvenciones. El coste del servicio suele ser un % del importe conseguido o de la deducción fiscal obtenida.
Financiación de la implantación del ERP
Microsoft en colaboración con una entidad financiera, ofrece un modelo de financiación muy ágil para cualquier proyecto que incluye productos Microsoft. Esta financiación les permite liberar el importe previsto de la implantación del ERP de sus líneas de crédito con su banco habitual. Revertis les puede asesorar en la obtención de esta financiación.
TIEMPO DE implantación del ERP D365
El tiempo de implantación o migración al ERP D365 puede variar en función de múltiples factores (no siempre en este orden):
- Disponibilidad de los recursos de la consultoría
- Disponibilidad de los recueros internos (viajes, comercial en ruta siempre)
- Origen de los datos
- Personalizaciones (gaps a cubrir)
- Impacto sobre la organización de la empresa (cambio en definiciones de puestos de trabajo)
- Predisposición de plantilla a los cambios
- Proximidad de los distintos centros de trabajo
Uno de los factores que mas dificultad tenemos en medir es el impacto sobre la plantilla. El cambio tecnológico permite optimizar los circuitos operativos de la organización y algunos miembros del equipo ven su puesto de trabajo peligrar. Sabemos todos lo que cuesta formar un equipo en el trabajo. Es importante que los recursos internos implicados en el proyecto revisen el impacto de las mejoras que les aporta el ERP y aprovechan estas mejoras para reorganizar sus equipos y hacer crecer el negocio.
Dicho eso ¿de cuantos meses estamos hablando? Tomando en cuenta los puntos listados previamente hay que contar con un mínimo de seis meses. Un proyecto no debería tardar mas de un año y medio en realizarse. Dejamos de lado proyectos de multinacionales con miles de empleados en varios continentes. La valoración del tiempo en estos casos se mide con otros parámetros.
SELECCIONAR EL DIA DE MIGRACIÓN
Nos encontramos que varios clientes en un primer momento nos piden que el hito final del proyecto sea el 1 de enero, o el día que cierran su ejercicio fiscal (como el 30 de junio, por ejemplo).
Un proyecto bien realizado con un buen traspaso de datos no requiere imperativamente estar marcado por este hito. No es productivo acortar ò alagar un proyecto con la única finalidad de iniciar el año nuevo con el nuevo ERP. Dentro del ERP D365, el departamento financiero podrá sacar sus balances con todos los datos del año en curso sin necesidad de recurrir al sistema antiguo.
En nuestro caso buscamos siempre un fin de semana a final de mes para realizar el go-live. Es casi mas un tema de imagen que une tema tecnológico. Los usuarios empiezan un nuevo mes con un nuevo sistema.
OBSTÁCULOS AL PROYECTO
No podemos pretender hablar de cómo se gestiona un proyecto de implantación de un EPR sin hablar de los obstáculos que nos podemos encontrar. A pesar de que algunas de las dificultades que vamos a listar parecerán evidentes, verlas escritas no podrá ayudar en la preparación del proyecto de migración. Las cosas son raramente blancas o negras. Las culpas no son siempre del mismo lado.
Cambio en el equipo
Evitar cambiar interlocutores o responsables mientras se realiza el proyecto es el primer consejo (tanto los internos como los externos). El consultor como el cliente no está a expensa de las reglas del mercado laboral, pero hay que evitar que los recursos se cambien de proyecto antes de finalizarlo.
Buena selección del equipo
Es primordial que los recursos internos tengan conocimiento y autoridad sobre los usuarios que deben de ellos. Deben ser capaz de evaluar todas las peticiones que les llegan de los usuarios y focalizarse solo sobre las que aportan un valor. Deben también saber vencer la reticencia de los usuarios al cambio. De la misma manera, el equipo de la consultoría debe saber decirle si ò no al cliente con el objetivo de optimizar la ejecución del proyecto.
Disponer de los medios físicos adecuados
A pesar de que los requisitos de hardware son mínimos en la implantación del ERP D365, hay que asegurases de que todo funcione. La productividad de la consultoría no se puede ver limitada por falta de ciertos detalles como puntos conexión a la red. Es importante habilitar un espacio para el trabajo del equipo en la misma empresa si es posible. Hay que evitar las distracciones mientras el equipo está reunido.
Aplazar fechas de arranque varias veces
Cuando hacemos un gráfico de Gantt con la planificación del proyecto, recordamos que el papel lo agua todo. Es muy importante fijarse objetivos realistas y consensuados desde el inicio. Es mejor aplazar una fecha de arranque si vemos que no se puedo cumplir. Este aplazamiento no se puede repetir. Si se aplaza, hay que proponer une fecha realista. Es mejor aplazar un mes más que volver a cambiar de fecha dos o tres veces.
No contemplar el impacto sobre los RR.HH.
Si la optimización de los procesos dejar claramente ver una reorganización de los equipos humanos, se debe tratar el tema con antelación. La aceptación del ERP puede verse peligrar si los empleados no tienen claro cuál será su función después de la migración.
Finalizar oficialmente le proyecto
Es importante que se marque una fecha como finalización de proyecto. Es posible que haya una lista de temas pendientes. En este caso, se tiene que detallar y fijar fechas de resolución. La gestión del final de proyecto es casi tan importante como el inicio. La consultoría debe acompañar el cliente en este proceso.
Cuando llegamos a este punto, es aconsejable hacer un punto y aparte. Surgirán nuevas necesidades. El cliente puede decidir integrar otras empresas en su nuevo ERP, añadir nuevas funcionalidades que desconocía o simplemente integrar aún mas el ERP con producción, por ejemplo.
Es primordial considerar estos puntos como nuevos proyectos. Para evitar cualquier confusión, la consultoría debe informar el cliente del coste de cada una de las mejoras, ayudar a clasificarlas en función del coste/esfuerzo/resultado.