Migrar de ERP AX 2012, 2009 (Axapta) a Dynamics 365 Finance: Guía completa, ventajas y consejos

En un mundo empresarial cada vez más competitivo y en constante evolución, contar con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) robusto y escalable es clave para impulsar el crecimiento y la eficiencia. Microsoft Dynamics 365 Finance —anteriormente parte de Dynamics 365 Finance and Operations— se ha posicionado como una de las soluciones más sólidas para empresas que buscan mejorar sus procesos financieros y operativos.

En este artículo, exploraremos qué es Dynamics 365 Finance, cuáles son sus beneficios y qué aspectos debemos considerar para llevar a cabo una migración exitosa desde ERP AX (Axapta) a Dynamics 365 Finance.

¿Qué es Dynamics 365 Finance?

Dynamics 365 Finance es un componente de la suite de aplicaciones empresariales de Microsoft Dynamics 365, centrado en la gestión financiera, la automatización de procesos y el análisis de datos. Al combinarse con otros módulos como Supply Chain Management, Sales o Customer Service, las organizaciones pueden disfrutar de una plataforma integral para administrar todas sus operaciones.

Algunas funcionalidades destacadas incluyen:

Gestión y consolidación financiera de múltiples entidades y monedas.
Informes avanzados en tiempo real.
Automatización de procesos administrativos y de tesorería.
Integración nativa con otros productos de Microsoft, como Power BI, Office 365 y Power Automate.

Principales ventajas de migrar a Dynamics 365 Finance

Arquitectura en la nube: Dynamics 365 Finance funciona sobre la nube de Microsoft Azure, lo que brinda mayor flexibilidad, escalabilidad y seguridad. De esta forma, se reduce la necesidad de infraestructura local y se facilita el acceso a la información desde cualquier lugar.
Actualizaciones continuas: Con la solución en la nube, Microsoft libera actualizaciones de forma regular, lo que asegura que el sistema esté siempre al día con las últimas innovaciones y cumpla con los requisitos normativos más recientes.
Experiencia de usuario mejorada: La interfaz de Dynamics 365 Finance es moderna, intuitiva y personalizable, lo que facilita la adopción de la herramienta y reduce la curva de aprendizaje.
Integración con el ecosistema de Microsoft: Al estar totalmente integrado con herramientas como Power BI, Power Apps, Microsoft 365 y Teams, se agilizan y mejoran los procesos de colaboración y reporting.
Inteligencia de negocio y analítica avanzada: Gracias a su integración con Power BI y Azure Machine Learning, es posible aprovechar funcionalidades de análisis predictivo, paneles de control interactivos y reportes en tiempo real para tomar decisiones más informadas.

Preparación previa a la migración desde ERP AX (Axapta) a D365 Finance

Aunque los beneficios de migrar a Dynamics 365 Finance son significativos, es fundamental llevar a cabo una serie de pasos previos que garantizarán el éxito de este proceso:

1.- Evaluación del sistema actual

Realiza un inventario detallado de personalizaciones, integraciones, informes y módulos en uso en la versión actual de AX. Esta evaluación ayudará a determinar el alcance de la migración y los recursos necesarios.

2.- Limpieza y estandarización de datos

Antes de iniciar la migración, es recomendable depurar la base de datos, eliminar información obsoleta y verificar la calidad de los datos. Esto reducirá errores y problemas en las fases posteriores.

3.- Revisión de personalizaciones

Muchas personalizaciones de AX pueden cubrirse de manera estándar o con extensiones preconfiguradas en Dynamics 365 Finance. Revisa cada personalización para decidir si se debe migrar, rediseñar o descartar.

4.- Planificación y establecimiento de objetivos

Define el cronograma, los hitos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que esperas lograr con la migración. De esta manera, todos los involucrados tendrán una visión clara de los avances y resultados esperados.

Pasos clave para una migración a Dynamics D365 Finance exitosa

Diseño de la solución: Trabaja con un partner experto en Dynamics 365 Finance para diseñar una solución que cubra los requerimientos específicos de tu negocio. Durante esta fase, se analizan las brechas funcionales y se definen los flujos de trabajo en el nuevo entorno.
Configuración y desarrollo: Configura el sistema según las necesidades del negocio: catálogos de cuentas, dimensiones financieras, roles y permisos de usuario. Si necesitas extensiones o desarrollos a medida, es el momento de llevarlos a cabo.
Migración de datos: Utiliza herramientas de migración, como Data Management en Dynamics 365, para importar la información limpia y validada desde AX. Es crucial realizar pruebas de carga y conciliación de datos para evitar inconsistencias.
Pruebas y validaciones: Antes de lanzar el sistema en productivo, ejecuta pruebas funcionales, integradas y de rendimiento. Asegúrate de que todos los procesos críticos del negocio estén operativos y de que se cumplan los requisitos establecidos.
Capacitación al equipo: El factor humano es determinante para el éxito de la migración. Forma a los usuarios finales en los nuevos procesos y funcionalidades de Dynamics 365 Finance, asegurándote de que se sientan cómodos con la herramienta.
Implantación y soporte post-producción: Una vez que el sistema esté en funcionamiento, mantén un equipo de soporte disponible para atender incidencias, brindar asesoría y supervisar el rendimiento. Monitorea los KPI definidos para confirmar que se cumplen los objetivos.

Consejos prácticos para una migración fluida

Comunicación constante: Informa periódicamente a todos los departamentos sobre el avance de la migración, los cambios esperados y los plazos. Una buena comunicación reduce la resistencia al cambio y promueve la colaboración.

Involucra a los líderes de cada área: Identifica usuarios clave (Key Users) que sirvan de enlace entre el departamento de TI y los equipos de negocio. Esto garantiza que las necesidades reales se vean reflejadas en la solución final.

Define un plan de gestión del cambio: La adopción de un nuevo ERP implica cambios culturales y organizacionales. Un plan sólido de gestión del cambio facilita la transición y mejora la adopción.

Evalúa el uso de metodologías ágiles: Las metodologías ágiles como Scrum o Kanban permiten una mayor flexibilidad y adaptación durante el proyecto, asegurando la entrega de valor continuo.

Escoge un partner de confianza: Trabajar con un equipo especializado en Dynamics 365 cómo Revertis aumenta las probabilidades de éxito y reduce riesgos.

¿Pensando en Migrar a Dynamics 365 Finance?

Migrar desde ERP AX (Axapta) a Dynamics 365 Finance ofrece oportunidades de optimización, automatización y análisis avanzado que pueden marcar la diferencia en la competitividad de tu organización. Sin embargo, para aprovechar al máximo estas ventajas, resulta fundamental planificar cuidadosamente cada etapa de la migración, involucrar a los distintos equipos de la compañía y contar con aliados de confianza.

Las empresas que den este paso con una estrategia sólida y con el respaldo de profesionales experimentados podrán disfrutar de una plataforma moderna, escalable y lista para responder a los desafíos del futuro.

En Revertis contamos con un equipo de expertos listo para acompañarte en cada fase del proyecto. ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a impulsar la eficiencia financiera y operativa de tu organización!

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